Conta própria, conta e ordem ou encomenda: como importar no Brasil

Por que a forma de importar faz diferença

A forma de importar define quem aparece como importador na declaração, quem paga os tributos, quais notas fiscais são emitidas e quem responde perante a Receita Federal. Ela também precisa corresponder à realidade, principalmente quanto à origem do dinheiro que pagou o fornecedor. Esconder o comprador real atrás de outra empresa pode ser tratado como interposição fraudulenta, com penalidades que chegam à perda da mercadoria.

Importação por conta própria

A sua empresa compra do fornecedor, fecha o câmbio, registra a declaração de importação em nome próprio por meio de um despachante, paga os tributos e depois vende com Nota Fiscal própria. Para isso, precisa estar habilitada a operar no Siscomex, o chamado RADAR. Na modalidade limitada, o valor aduaneiro que ela pode importar a cada período de seis meses fica limitado a US$ 50 mil ou US$ 150 mil, conforme a capacidade financeira estimada; acima disso, a modalidade é a ilimitada. Há ainda a modalidade expressa, para tipos específicos de empresa, como sociedades anônimas de capital aberto.

• A sua empresa é a importadora
• Exige RADAR
• Você paga o fornecedor e os tributos
• RADAR limitado: teto a cada seis meses

Como o RADAR é pedido

O pedido é feito pela internet, no Portal Único Siscomex, pelo responsável legal da empresa perante o CNPJ. Nas modalidades limitada e ilimitada, o sistema analisa os dados que a Receita Federal já tem da empresa e emite um parecer: a habilitação pode sair na hora ou a Receita pode pedir documentos. Algumas empresas são selecionadas para análise numa unidade da Receita. Vale começar cedo, porque o primeiro embarque depende disso.

Por conta e ordem de terceiro

Você, o adquirente, negocia e paga o fornecedor. Uma empresa com RADAR é contratada para fazer o desembaraço em nome próprio, mas por sua conta e ordem, com recursos seus. As regras da Receita Federal exigem que você também esteja habilitado no Siscomex, que esteja vinculado à importadora no Portal Único antes do registro da declaração e que o contrato entre vocês seja anexado à declaração. A importadora emite a nota de entrada, a nota de saída da mercadoria para você e a nota do serviço prestado.

• Você compra e paga o fornecedor
• A importadora presta um serviço
• A sua empresa precisa estar habilitada e vinculada
• Contrato anexado à declaração

Por encomenda

A importadora compra no exterior com recursos próprios e revende a mercadoria para você, um encomendante definido antes da operação. Valem as mesmas exigências de habilitação e de vinculação. A importadora emite a nota de entrada e a nota de venda para você, e você paga a importadora no Brasil. Você pode adiantar o pagamento à importadora, e isso continua contando como recurso dela, mas só a importadora paga o fornecedor no exterior. Pela lei, o encomendante e o adquirente da conta e ordem são equiparados a estabelecimento industrial para fins de IPI na revenda, o que muda a apuração do IPI nas suas vendas; a partir de 2027, com a reforma tributária, o IPI passa a ter alíquota zero para a maior parte dos produtos.

• A importadora compra com recursos próprios
• Você compra da importadora no Brasil
• A sua empresa precisa estar habilitada e vinculada
• O IPI muda na revenda

Comparação rápida

As três formas diferem principalmente em quem compra lá fora e de quem é o dinheiro que paga o fornecedor.

• Quem compra no exterior: você (conta própria e conta e ordem) ou a importadora (encomenda)
• Dinheiro que paga o fornecedor: seu (conta própria e conta e ordem) ou da importadora (encomenda)
• Habilitação da sua empresa no Siscomex: exigida nas três
• Contrato com a importadora: exigido na conta e ordem e na encomenda

E se a sua empresa não tiver RADAR?

A primeira opção é pedir a habilitação; a modalidade limitada costuma ser o ponto de partida. Enquanto isso, você pode comprar de uma importadora brasileira que importa em nome próprio e revende para você com Nota Fiscal, o que é uma compra nacional comum. Sem RADAR, a sua empresa não pode usar o RADAR da XT Brazil na conta e ordem ou na encomenda, porque essas modalidades exigem a habilitação e a vinculação da própria empresa. O que a XT Brazil pode fazer é importar em nome próprio, comprando e pagando o fornecedor com recursos próprios, e revender a mercadoria para a sua empresa com Nota Fiscal. Nesse caminho, a sua empresa não deve pagar o fornecedor no exterior: quando o dinheiro do comprador real paga a mercadoria, a operação pode ser tratada como interposição fraudulenta. Antes do embarque, combinamos com você, por escrito, como a operação será estruturada.

Confira os efeitos fiscais antes de decidir

Cada forma de importar muda o estado onde o ICMS é devido, os créditos que a sua empresa pode aproveitar e a apuração do IPI na revenda. Peça ao seu contador para comparar as opções com o seu regime tributário antes do primeiro embarque, e mantenha contrato, notas fiscais e comprovantes de pagamento coerentes com a forma escolhida.